肇庆校区

肇庆校区办公室工作管理办法

2016-03-28 16:29:30来源:办公室 编辑:办公室 字体:

肇庆校区办公室档案管理办法

一、总 则

(一)为了加强校区各类档案的管理,有效地保护和利用档案,为教学、科研行政管理工作服务,根据学校档案管理有关要求,结合校区的具体实际,特制订本办法。

(二)校区档案是指建校以来,在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

(三)校区档案工作是学校档案馆的重要组成部分,必须把档案工作纳入学校整体发展规划之中,实行集中统一管理。

二、领导体制及机构设置

校区档案工作由分管办公室工作的校区副主任负责,其他的校区领导要检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。校区设立档案室,隶属于办公室。业务上受学校档案馆检查、指导。

(一)档案室的主要职责

1、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,并努力完成学校下达的有关档案业务工作。

2、严格按照学校档案工作的要求,加强档案工作的规范化、标准化建设,提高档案的综合管理水平。

3、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管校区各类档案及有关资料。

4、开展档案的开放和利用工作,做好档案的借阅查阅工作;编制检索工具,编写档案参考资料。积极开发档案信息资源,为校区各项工作服务。为社会服务。

5、维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范和技术保护工作

6、负责组织校区专兼职档案人员的业务学习与培训。

校区各部门必须确定1名负责人分工主管本部门的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,负责本部门档案材料的立卷归档工作。

(二)兼职档案员的职责

1、配合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策和规定及本校的档案工作规章制度。

2、在本部门领导和档案室的指导下,实施档案工作计划、规划。

3、负责本部门产生形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和向档案室移交档案等工作。

三、文件材料的归档、移交与接收工作

(一)建立健全档案材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档制度,确保应归档的文件材料完整、准确、系统。

(二)校区各部门应把归档工作列入议事日程,必须做到“三纳入”、“四同步”:即纳入学院计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

科研成果、基建工程、精密、稀缺、贵重设备开箱等项目进行鉴定、验收时,必须有档案室人员或由档案室委托有关部门兼职档案员(或指定人员)参加,对照归档材料进行审查验收,签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报。

(三)实行文件材料形成部门立卷制度。由各科室负责对本部门在工作活动中形成的文件材料,按其自然形成规律,进行系统整理,一般由立卷人负责整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录(即移交文件目录),按规定时间向档案室移交。

(四)档案移接手续:档案室负责指导立卷工作和接收归档材料。接收档案必须履行手续,按照文件材料移交目录的有关内容填写一式二份(另拷贝电子文档一套),交接双方经核对无误,方可办理签收手续。

(五)归档时间:各科室按年度归档的,在次年5月底以前归档。

(六)文件材料的归档范围:详见《广东金融学院各类档案管理实施细则》。

(七)归档的文件材料应纸质优良,规格标准,书写工整,使用碳素墨水或蓝黑墨水书写或电脑打印,照片、录像带、录音带等特殊载体档案,应具备图像、声像清晰,符合有关规范标准的要求。

(八)对调出以及离、退休人员,在办理调离和退休手续前,必须清还档案,没有档案室签字,人事部门不予办理调离手续。

四、档案的管理

(一)校区各类档案都是学校的重要财富,任何部门或个人都不得将档案占为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

(二)档案室应不断研究和改进档案的保护条件,对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案,应及时修复或复制,学校要为档案保护提供必要条件。

(三)档案室库房应有严格的管理制度,要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设施;要有安全保密制度,定期进行安全检查,遇有特殊情况,应立即向校区主管领导报告,及时处理,消除安全隐患。

(四)档案的统计

档案室应在每年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。

  • 档案的利用与开放

(一)积极开展档案的利用工作,主动提供利用,充分发挥档案的社会效益和经济效益。

(二)档案室开放档案,必须遵守下列规定:

1、校区教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者,凭本人工作证;院外单位或个人,须持有单位介绍信、身份证等合法证件,在说明利用档案的目的和范围后,则可查阅利用属于开放范围的档案。校友要求利用其学籍档案的,持本人毕业证或原就读的系(部)出具证明,则可查阅。

2、利用档案属于个人目的的,如要求复印档案,由综合档案室负责办理,并按规定收费。

(三)馆藏档案属下列情况之一者,不宜开放:

1、涉及党和国家秘密的;

2、涉及专利或技术秘密的;

3、涉及个人隐私的;

4、档案形成部门规定限制利用的。

5、对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案,须经校区办公室负责人同意;

6、对于重要的、珍贵的档案资料,一般不得提供原件使用,如特殊需要,须经有关领导批准。

六、本办法自公布之日起实施。

肇庆校区办公室公务接待管理办法

为加强党风廉政建设,本着“热情周到,规范节俭”的原则,认真做好来宾的接待工作,进一步规范公务接待,切实控制接待费用支出,特制定本制度。

一、来宾确需招待的,各科室须事先向分管领导汇报,填报《工作接待用餐表》、《公务接待住宿审批表》,报分管领导审批后,交由办公室统一安排。如遇特殊情况,电话请示同意后,可先按接待标准执行,事后及时补办手续。

二、用餐地点:原则上安排在校区餐厅用餐。如遇特殊情况,确需到校外用餐的,须报校区负责人批准。

三、接待标准:参照学院的接待标准执行。

四、来宾的住宿原则上安排入住银信楼。如遇特殊情况,确需到酒店住宿的,报校区负责人批准。

五、各类公务接待由校区办公室统一安排,按照对口接待的原则,严格审批备案制度。

六、公务接待要厉行节俭,杜绝铺张浪费。

七、本制度自公布之日起试行。

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